Taxi's verhuren aan zzp-chauffeurs? Huurders direct aangesloten op de CDT.

Wie taxi’s verhuurt aan zzp-chauffeurs, verhuurt niet alleen een voertuig. Je krijgt te maken met chauffeurs die zelfstandig ondernemer moeten zijn, met een registratieplicht die op hun naam staat en niet op de jouwe, en met een maandelijkse geldstroom die je bij twintig auto’s niet meer met bankafschriften bijhoudt.

Daar gaat het in de praktijk mis. Een chauffeur die pas na een week ontdekt dat zijn aanmelding niet rond is en al die tijd zonder geldige registratie heeft gereden. Een huurovereenkomst die nooit getekend is. Een borg waarvan niemand meer weet of hij betaald is. Stuk voor stuk gevolgen van hetzelfde: het rijklaar maken van een huurder bestaat uit losse stappen, op verschillende momenten, in verschillende systemen.

Het aanmelden bij de ILENT is geen losse stap na afloop, maar onderdeel van het aanmaken van de huurder. Bij opslaan gebeurt dit:

• Het chauffeurskaartnummer wordt opgehaald bij de ILENT op basis van het rijbewijsnummer — je typt het niet over.
• Geeft de ILENT geen nummer terug, dan wordt de huurder niet aangemaakt. Je ziet dat meteen, met de reden erbij.
• De huurder wordt als zelfstandige onderneming aangemeld bij de ILENT, op zijn eigen KVK-nummer en taxivergunning.
• De uitkomst van die aanmelding staat op het scherm zodra je opslaat — geslaagd, nog bezig of mislukt met de melding erbij.

Het verschil zit in het moment. Een aanmelding die pas dagen later wordt opgepakt, levert een chauffeur op die intussen rijdt zonder dat zeker is of zijn registratie klopt. Gebeurt het aan de balie, dan corrigeer je een verkeerd vergunningnummer terwijl de huurder er nog staat — en vertrekt hij pas als het rond is.

Alles staat in één formulier, zodat je het in één keer met de huurder doorloopt:

• KVK-nummer met automatische naamopzoeking, taxivergunning en rijbewijsnummer van de huurder.
• Kilometerstand, brandstofniveau, bestaande schades en foto’s van de auto bij uitgifte.
• Huurbedrag per week of per maand, borg, verwachte einddatum en het gekoppelde kenteken.
• Een wachtwoord dat je samen met de huurder instelt, zodat hij niet op een uitnodigingsmail hoeft te wachten.

Bij opslaan krijgt de huurder zijn eigen omgeving, wordt de gehuurde auto naar zijn voertuiglijst gekopieerd, gaat er een welkomstmail uit en verschijnt er een koppelcode voor de app op je scherm — als code en als QR, zodat hij hem meteen scant. De huurovereenkomst tekenen jullie samen op het scherm; zonder gekoppeld voertuig kan dat niet, want een huurovereenkomst zonder auto is geen overeenkomst.

Een zzp-chauffeur die onder jouw registratie rijdt, is geen zzp-chauffeur. Daarom krijgt een huurder in Esdal geen plek binnen jouw bedrijf, maar een eigen onderneming:

• Een eigen omgeving met eigen inlog, onder zijn eigen bedrijfsnaam.
• Een eigen CDT-registratie, op zijn eigen KVK-nummer en taxivergunning — niet op de jouwe.
• De gehuurde auto staat al in zijn voertuiglijst; met een koppelcode of QR logt hij in op de app.
• Zijn ritten, klanten en omzet blijven van hem. Jij ziet de verhuurstatus van je auto, niet zijn boeken.

Die scheiding is niet alleen netjes richting de chauffeur. Het is de reden dat de constructie standhoudt op het moment dat iemand ernaar vraagt: zijn registratie staat op zijn naam, zijn ritten staan in zijn administratie, en jouw rol blijft die van verhuurder.

De huur loopt via je eigen betaalaccount, met een doorlopende machtiging van de huurder. Je kunt het ook helemaal buiten Esdal om houden:

• De huurder zet de machtiging op zijn eigen telefoon door een QR-code te scannen — jij kunt dat niet namens hem doen, en dat hoort ook zo.
• Borg en eerste periode gaan in één keer; daarna wordt er elke week of maand automatisch geïncasseerd.
• Na elke geslaagde incasso krijgt de huurder automatisch een factuur per e-mail, met de borg als aparte regel.
• Mislukt een incasso, dan krijg jij bericht. De huurder wordt niet geblokkeerd: zijn registratieplicht loopt door, ook als de huur nog openstaat.
• Regel je de huur liever zelf? Zet "huur zelf factureren" aan: Esdal incasseert niets meer en het overzicht waarschuwt ook niet meer over een ontbrekende machtiging. Het huurbedrag blijft wel in de overeenkomst staan.

Uitgifte en inname leg je vast met kilometerstand, brandstof, schades en foto’s. Samen met de overeenkomst, de borgstatus en alle facturen staat dat in het dossier van die huurder. Een discussie over een deuk die er bij uitgifte al zat, wordt zo een kwestie van een foto opzoeken.

• Een huurder is in minuten rijklaar in plaats van in dagen — het aanmelden gebeurt terwijl hij tegenover je staat.
• Fouten in vergunning- of rijbewijsgegevens komen aan het licht op het moment dat je ze nog kunt corrigeren.
• Geen losse taxi-verhuuradministratie naast je systeem: overeenkomst, borg, inspecties en facturen zitten in één dossier.
• De scheiding tussen jou en je huurder is in het systeem vastgelegd, niet alleen op papier.

De verhuurmodule draait op hetzelfde platform als de CDT-registratie, en dat is precies waarom het aanmelden aan de balie kan. Rijd je zelf ook nog met eigen auto's, dan staan die in dezelfde omgeving, met planning, dispatch en facturatie erbij.

De verhuurmodule is geen onderdeel van een standaardpakket: hij wordt apart voor je account geactiveerd, per auto die je als verhuurvoertuig aanmerkt. Neem contact op, dan bekijken we samen of het bij je bedrijf past.