Kilometerregistratie voor je taxi: voldoe aan de 90%-eis
Rijd je een personenauto als taxi, dan gelden er fiscale regelingen waarvoor je moet kunnen aantonen dat de auto vrijwel uitsluitend voor taxivervoer wordt gebruikt — in de praktijk minimaal 90%. Dat aantonen doe je met een sluitende kilometeradministratie. Esdal bouwt die op uit je diensten en laat je de kilometers ertussenin in een paar tikken vastleggen. De exacte voorwaarden staan bij de Belastingdienst.
Wat er meetelt
Kilometers ontstaan op meer manieren dan alleen tijdens een rit met een klant. Esdal telt vier bronnen bij elkaar op tot één overzicht per voertuig:
- Kilometers uit je diensten: begin- en eindstand van de teller, automatisch uit de app.
- Ritten buiten dienst die wél bij het taxibedrijf horen: garage, keuring, tanken, naar de boekhouder.
- Privékilometers, apart geregistreerd zodat ze de verhouding niet vervuilen.
- Losse tellerstanden die je zelf noteert, bijvoorbeeld bij aanschaf van een gebruikte auto.
Garage, tanken en de boekhouder — zonder dienst te starten
Naar de garage rijden is geen taxirit, maar de kilometers horen wel bij het bedrijf. Er een dienst voor starten is geen oplossing: meerdere diensten per dag starten mag niet, en het vervuilt je arbeidstijdregistratie.
Daarom legt de chauffeur zo'n rit in de app vast als losse registratie, zonder dienst: hij kiest "Overig taxi-gerelateerd" of "Privérit", noteert de beginstand en sluit af met de eindstand. Een toelichting erbij — garage, tanken, boekhouder — en bij een controle is meteen duidelijk waar die kilometers vandaan komen.
Downloaden en aan je boekhouder geven
De administratie staat niet vast in het scherm. Je haalt hem er per jaar in twee vormen uit:
- Samenvatting per voertuig: totaal gereden, taxi, privé, onverklaard en het percentage taxigebruik.
- Volledig overzicht: elke dienst, elke losse registratie en elke tellerstand apart, met datum, kenteken, begin- en eindstand en de toelichting.
- Beide als CSV, per kalenderjaar, te openen in Excel of door te sturen naar je boekhouder.
Zo lever je bij een controle niet alleen een percentage aan, maar ook de onderbouwing eronder. De kilometerregistratie zit in elk pakket, ook in het instappakket.
Waarom dit in je CDT-app hoort
Je tellerstanden staan er toch al: bij het starten en beëindigen van een dienst voer je ze in. Zit je kilometeradministratie in hetzelfde systeem als je CDT-app, dan hoef je niets over te typen en lopen de twee niet uit elkaar.
Rijd je als zelfstandige, dan is dit vaak het verschil tussen een avond puzzelen en een bestand downloaden. Zie ook wat Esdal doet voor zzp-chauffeurs.
Veelgestelde vragen
Hoe toon ik aan dat mijn auto voor 90% als taxi wordt gebruikt?
Met een sluitende kilometeradministratie: elke gereden kilometer is toe te wijzen aan taxivervoer of aan privé, zonder gaten ertussen. Esdal bouwt die op uit je diensten — begin- en eindstand komen uit de app — en laat je de ritten ertussenin vastleggen. Het overzicht rekent het percentage taxigebruik uit en zet onverklaarde kilometers apart, zodat je een gat ziet voordat een ander ernaar vraagt. De exacte voorwaarden waaraan je administratie moet voldoen staan bij de Belastingdienst.
Wat is het verschil tussen CDT-registratie en een fiscale kilometeradministratie?
CDT-registratie gaat over arbeidstijd: wanneer je begon, hoe lang je reed, wanneer je pauze nam. Die gegevens gaan naar de ILENT. Een kilometeradministratie gaat over de auto: hoeveel kilometer er is gereden en waarvoor. Twee verplichtingen, twee toezichthouders. In Esdal komen ze uit dezelfde handeling voort — je noteert de tellerstand toch al bij het starten en beëindigen van een dienst — maar in de rapportage staan ze los van elkaar.
Registreert Esdal ook privékilometers?
Ja, en dat is juist de bedoeling. Een privérit leg je vast als losse registratie met begin- en eindstand, zonder een dienst te starten. In het overzicht staan privékilometers apart van taxikilometers, zodat de verhouding klopt. Laat je ze weg, dan blijft er een gat in de administratie staan — en een gat is lastiger uit te leggen dan een privérit.
Zit kilometerregistratie in het instappakket?
Ja, zonder meerprijs. Je hebt er geen aanvullende module voor nodig: ook in het instappakket leg je kilometers vast en download je het jaaroverzicht.
Moet ik een dienst starten om naar de garage te rijden?
Nee, en dat hoort ook niet: meerdere diensten op één dag starten mag niet. In Esdal log je in de app in zonder een dienst te starten en leg je de rit vast als losse registratie — taxi-gerelateerd of privé — met begin- en eindstand. Zo klopt je kilometeradministratie zonder dat je je arbeidstijdregistratie vervuilt.
Kan ik erbij schrijven waaróm ik die kilometers reed?
Ja. Bij elke losse registratie kun je een toelichting invullen, bijvoorbeeld "garage", "tanken" of "boekhouder". Die toelichting staat in het volledige overzicht, zodat je bij een controle per regel kunt laten zien waar de kilometers vandaan komen.
Wat zijn onverklaarde kilometers?
Het verschil tussen twee tellerstanden dat niet door een dienst of een registratie wordt gedekt. Een gat dus. Esdal rekent die apart uit, zodat je ze ziet en kunt aanvullen voordat iemand anders ernaar vraagt.
Ik heb een gebruikte auto gekocht. Begint de teller dan op nul?
Nee. Je voert de kilometerstand bij aanschaf in met de datum erbij; de administratie telt vanaf dat punt. Zo klopt het overzicht ook voor een auto die al kilometers had toen je hem kocht.
Kilometeradministratie die zichzelf bijhoudt
Probeer Esdal veertien dagen gratis. Geen inbouw, geen opstartkosten, maandelijks opzegbaar.