Databeleid

Dit beleid geldt voor data die wordt verwerkt binnen ESDAL Planning, Esdal CDT, bijbehorende portals, contactformulieren, supportprocessen, technische logging en administratieve processen.

De exacte gegevensverwerking hangt af van de modules die een klant gebruikt, de inrichting van de tenant, de rechten van gebruikers en de afspraken in de overeenkomst.

Binnen de dienstverlening kunnen verschillende soorten gegevens worden verwerkt. Een deel daarvan kan persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld wanneer gegevens herleidbaar zijn tot chauffeurs, planners, passagiers, contactpersonen of gebruikers.

Data wordt verwerkt om de afgesproken dienstverlening te leveren en te verbeteren. De verwerking is gericht op operationele planning, uitvoering, communicatie, administratie, support en beveiliging.

ESDAL Planning gebruikt klantdata niet voor losstaande commerciële verkoop aan derden. Analyse vindt plaats voor productverbetering, stabiliteit, support, beveiliging en geaggregeerd inzicht in het gebruik van de dienst.

Klantomgevingen zijn logisch gescheiden per tenant. Gebruikers hebben in beginsel alleen toegang tot gegevens binnen hun eigen organisatie of binnen expliciet ingerichte samenwerkingen.

Toegang door medewerkers of beheerders van ESDAL Planning is beperkt tot wat nodig is voor support, beheer, beveiliging, onderhoud, incidentonderzoek of wettelijke verplichtingen.

ESDAL Planning deelt data alleen met derden wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, technische verwerking, communicatie, betaling, hosting, support, beveiliging of wettelijke verplichtingen.

Met relevante dienstverleners worden passende afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking. Waar sprake is van verwerking namens een klant, worden verwerkersafspraken toegepast.

Waar praktisch mogelijk ondersteunt ESDAL Planning klanten bij export, correctie of verwijdering van relevante bedrijfsgegevens.

Verzoeken kunnen worden beperkt door wettelijke bewaarplichten, beveiligingsbelangen, rechten van derden, technische afhankelijkheden of lopende administratieve verplichtingen.

De klant blijft verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van data die door of namens de klant wordt ingevoerd. ESDAL Planning levert technische middelen om deze data te verwerken, te raadplegen en waar nodig te corrigeren.

CDT- en planningdata kan een operationeel karakter hebben en belangrijk zijn voor rituitvoering, chauffeursregistratie, voertuiggebruik, werktijden, rapportages en complianceprocessen.

Omdat deze gegevens vaak in samenhang worden gebruikt, kan een wijziging in een rit, dienst of voertuig ook invloed hebben op rapportages, planningsoverzichten, communicatie en administratieve verwerking.

ESDAL Planning levert functies om data in te voeren, te wijzigen en te raadplegen, maar de inhoudelijke juistheid van klantdata blijft afhankelijk van invoer door de klant, gebruikers, koppelingen of geautoriseerde processen.

Wanneer onjuiste gegevens worden ontdekt, kan de klant deze corrigeren via beschikbare functies of via support wanneer directe correctie technisch niet mogelijk is.

Wanneer ESDAL Planning koppelt met externe systemen of data importeert, kan de kwaliteit van de verwerking afhangen van de aangeleverde brondata, mapping, velddefinities en beschikbaarheid van de externe partij.

De klant is verantwoordelijk voor controle van geimporteerde gegevens en voor toestemming of bevoegdheid om gegevens uit externe systemen te laten verwerken.

ESDAL Planning kan geaggregeerde of technische gegevens gebruiken voor productverbetering, capaciteitsplanning, foutanalyse en beveiliging. Waar mogelijk gebeurt dit zonder directe herleidbaarheid tot individuele personen.

Voorbeelden zijn foutpercentages, laadtijden, algemene gebruikspatronen van functies, modulegebruik en technische stabiliteitsmetingen.

Bij beeindiging van de dienstverlening kunnen afspraken worden gemaakt over export, overdracht, afsluiting of verwijdering van klantdata.

ESDAL Planning kan gegevens blijven bewaren wanneer dat nodig is voor wettelijke verplichtingen, administratie, bewijs, beveiliging of afhandeling van openstaande verplichtingen.