Bewaarbeleid

ESDAL Planning bewaart gegevens niet langer dan nodig is voor de doelen waarvoor zij worden verwerkt. Dit kan zijn: dienstverlening, administratie, support, beveiliging, wettelijke verplichtingen, geschilafhandeling of overeengekomen klantafspraken.

De concrete bewaartermijn verschilt per gegevenstype, module, klantinstelling, wettelijke context en contractuele afspraak.

Ritgegevens, planning, diensten, chauffeursinformatie, voertuiggegevens, klantcommunicatie en CDT-gerelateerde gegevens worden bewaard zolang dit nodig is voor uitvoering, controle, rapportage, support en administratieve verwerking.

Klanten kunnen afhankelijk van hun contract en inrichting afspraken maken over opschoning, export of archivering van operationele gegevens.

Voor CDT-gegevens - waaronder dienst-, rit- en pauzegegevens, registratiemiddelgegevens en de bijbehorende meldingen aan ILENT - gelden de wettelijke bewaartermijnen uit de Wet personenvervoer 2000, het Besluit personenvervoer 2000 en de Regeling boordcomputer taxi. Deze wettelijke termijnen gaan voor op de algemene uitgangspunten van dit bewaarbeleid en kunnen dus tot een langere bewaarperiode leiden.

Facturen, betalingsinformatie, contractgegevens, licentiegegevens en andere administratieve stukken kunnen langer worden bewaard wanneer fiscale of wettelijke bewaarplichten dat vereisen.

Deze gegevens worden gebruikt voor administratie, controle, verantwoording, geschilafhandeling en naleving van wettelijke verplichtingen.

Supportverzoeken, contactformulieren, e-mails en technische meldingen worden bewaard zolang dat nodig is om vragen te beantwoorden, problemen op te lossen, afspraken te bewijzen en dienstverlening te verbeteren.

Wanneer supportinformatie persoonsgegevens of klantdata bevat, wordt deze informatie beperkt toegankelijk gehouden.

Technische logs, foutmeldingen, beveiligingssignalen en auditinformatie worden bewaard voor beveiliging, foutanalyse, misbruikpreventie en operationele continuiteit.

Bij incidenten kunnen relevante logs langer worden bewaard zolang dit nodig is voor onderzoek, bewijs, herstel of wettelijke verplichtingen.

Na einde van een klantrelatie worden gegevens verwerkt volgens de overeenkomst, eventuele verwerkersafspraken, wettelijke bewaarplichten en redelijke technische verwijdertermijnen.

Verwijdering uit actieve systemen betekent niet altijd onmiddellijke verwijdering uit back-ups. Back-ups worden overschreven volgens de normale technische cyclus.

Verzoeken om inzage, correctie, beperking of verwijdering worden beoordeeld op basis van de rolverdeling. Wanneer de klant verwerkingsverantwoordelijke is, loopt het verzoek meestal via de klant.

Niet alle gegevens hebben dezelfde bewaartermijn. Operationele data kan nodig zijn voor planning en rapportage, terwijl administratieve data vaak langer nodig is voor fiscale verplichtingen en bewijs.

Wanneer een concrete wettelijke termijn ontbreekt, wordt gekeken naar het doel van de verwerking, risico's, contractafspraken, supportbehoefte en redelijke verwachting van de klant.

Verwijdering kan tijdelijk worden uitgesteld wanneer gegevens nodig zijn voor wettelijke verplichtingen, een geschil, fraudeonderzoek, beveiligingsincident, openstaande betaling of herstel van een fout.

In die gevallen wordt de verdere verwerking waar mogelijk beperkt tot het doel waarvoor bewaring nog nodig is.

Sommige gegevens kunnen worden gearchiveerd in plaats van actief gebruikt. Archivering betekent dat gegevens minder toegankelijk zijn voor dagelijks gebruik, maar nog beschikbaar blijven voor administratie, bewijs, controle of wettelijke verplichtingen.

Toegang tot archieven wordt beperkt tot bevoegde gebruikers of medewerkers die deze toegang nodig hebben.

Een klant kan verzoeken om verwijdering of opschoning van gegevens. ESDAL Planning beoordeelt zo'n verzoek aan de hand van contractafspraken, technische haalbaarheid, wettelijke verplichtingen en rechten van betrokkenen of derden.

Wanneer verwijdering niet volledig mogelijk is, kan een alternatief worden besproken, zoals beperking, anonimisering, export of blokkering van toegang.